Les coulisses de la réforme de la facturation électronique pour les éditeurs de logiciel

Retour sur l'impact de la réforme de la facturation électronique et ses implications techniques pour les éditeurs de logiciel et leurs clients.

C’est au 1er juillet 2024 que la réforme de la facturation électronique entrera en vigueur pour les entreprises. Les entreprises auront l’obligation de n’accepter que des factures au format électronique et de les émettre progressivement selon un calendrier où 2026 marquera la fin du papier dans les échanges entre toutes les entreprises.

Les éditeurs de logiciels concernés par cette réforme doivent opérer sans tarder les changements nécessaires, s'ils veulent être prêts pour la date fatidique. En réalité, les  conséquences en matière de développement nécessaire représentent un véritable défi technique, surtout au vu du planning imposé.

E-invoicing : plus qu’un simple envoi de facture électronique

Les logiciels intégrant dans leur périmètre fonctionnel la gestion des factures devront être en mesure de générer et recevoir des factures clients au format électronique. Trois formats - reposant sur un encodage XML - sont autorisés pour la mise en place de la facturation électronique : UBL (Universal Business Language), CII (Cross Industry Invoice ) ou Factur-X. Chacun de ces formats possède ses propres caractéristiques techniques et impacte directement les développements nécessaires. Par exemple, en utilisant Factur-X, il est possible d’encapsuler le fichier XML dans un PDF A/3 et d’y associer directement un lisible de la facture, ce que ne font pas les deux autres formats.

Les solutions disposant d’une brique de comptabilité seront d’autant plus impactées : elles devront pouvoir traiter ces trois formats pour intégrer les écritures associées aux factures fournisseurs reçues.

Les éditeurs ne doivent pas perdre de vue que le lexique de ces formats intègre toutes les exceptions fiscales et doit être intégré dans la roadmap en cas de développement interne. Ce qui implique la prise en compte de toutes les spécificités en amont ainsi que la réalisation de tests attenants. Le risque principal étant d’arriver à des plannings difficilement tenables au détriment du fonctionnel métier attendu par leurs clients.

Import / Export et vente au particulier  : le e-reporting 

La réforme implique une automatisation de la transmission des données de facturation, mais aussi des e-reporting vers la DGFiP. Les logiciels devront pouvoir dialoguer avec le Portail Public de Facturation – Chorus Pro (PPF) ou avec les plateformes privées partenaires (PDP) des clients afin de communiquer les factures sortantes et de réceptionner les celles entrantes.

Pour les éditeurs intégrants des fonctionnalités liées à la vente aux particuliers ou de l’import/export, les obligations sont encore différentes: 

• Pour les ventes aux particuliers, le ticket Z (synthèse de la journée contenue dans une caisse enregistreuse) devra remonter au ministère des Finances ;  
• Pour les exportations et les importations, ce seront des synthèses au format XML qu’il faudra adresser à Bercy.

Assurer la conformité des process par la Piste d’Audit Fiable

La réglementation imposée n’implique pas uniquement une mise en conformité sur la mise en place de la facturation électronique. En effet, les éditeurs devront être capables de prouver que les process sont conformes aux obligations de la Piste d’Audit Fiable (PAF)*. Celle-ci implique la mise en œuvre de contrôles permanents permettant d’établir la réalité des transactions commerciales au regard d’une facture.

La mise en place d’une solution de signature électronique permet justement d’affranchir l'émetteur et le destinataire/récepteur de la PAF de la TVA de cette facture, en cas de contrôle. Mais en aucun cas, elle n'affranchit l’entreprise de tenir une PAF prouvant la réalité de l’acte de commerce concernant cette facture. 

La mise en place de processus de contrôles continus automatisés, permettant la justification à tout moment de l’acte de commerce est donc essentielle. Pour répondre aux problématiques de traçabilité légale, les logiciels devront donc pouvoir constituer un fichier de preuve et un stockage des transactions.

S’assurer de la conformité du partenaire choisi

Afin d’assurer une dématérialisation de qualité à leurs clients, les éditeurs sont libres d’intégrer une plateforme déjà certifiée, s’ils n’ont pas la capacité ou le temps de réaliser des développements internes.

Lors du choix de cette solution, plusieurs critères devront être examinés. Le futur partenaire doit pouvoir justifier sa conformité. Pour cela, deux solutions :

• être immatriculé auprès de l’État en tant que future Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP)
• ou en tant qu’Opérateur de Dématérialisation (OD) certifié

En vous appuyant sur les solutions certifiées proposées par votre partenaire, vous assurez à vos clients la conformité de leurs processus de facturation électronique. 

Pour les éditeurs de logiciel, le temps est déjà compté. Par un choix éclairé de plateforme partenaire de dématérialisation, ils peuvent s’affranchir de développements internes, accélérer la réalisation du projet et bénéficier d’une expérience métier déjà aboutie. Il est aussi intéressant de s’interroger sur les bénéfices d’une architecture no code / low-code qui permettrait une intégration rapide, “facile” et surtout évolutive. Intégrer un partenaire certifié, sécurisé et efficace permettra notamment de rassurer les clients utilisateurs sur la pérennité de l’outil choisi. L’intégration de nouveaux modules, l'évolutivité de la solution leur permettront de rester conformes à la réglementation en temps et en heure.

* Obligations de l’article 289 du Code Général des Impôts concernant l’origine et l’intégrité des factures.