Travail hybride : les réunions doivent rester efficaces et motivantes

Les réunions sont indispensables pour le travail d'équipe, mais peuvent devenir un obstacle à la productivité : comment les optimiser pour les adapter au travail hybride ?

Si le travail hybride a rebattu un certain nombre de cartes de la vie des entreprises, la réunion reste un élément incontournable pour l’organisation du travail d’équipe et le développement de nouvelles idées.

Néanmoins, le recours excessif aux réunions constitue aujourd’hui un obstacle majeur à la productivité, devenant source de frustration et d’insatisfaction professionnelle pour les salariés. Le problème est aujourd’hui si répandu qu’il a sa place dans le dictionnaire : « réunionite aiguë ». Si ce néologisme peut faire sourire, le sujet est bien sérieux et la situation s’est aggravée avec l’adoption extensive du télétravail et des visioconférences.

Quelles sont alors les mesures à adopter pour éviter une prolifération de réunions immotivées et infructueuses ? Comment tirer profit de la disponibilité des collaborateurs ? Pour être utile, une réunion doit respecter quelques critères indispensables : elle doit être guidée par des objectifs bien définis, impliquer des participants soigneusement sélectionnés, fournir une plateforme de discussion ouverte et produire des résultats tangibles.

Rassembler les bonnes conditions pour des réunions plus productives

Mieux vaut se demander quels sont les objectifs attendus et s’il n’existe pas d’autres moyens plus directs pour les atteindre. Trop de réunions sont organisées simplement pour livrer des informations aux participants, sans qu’aucun retour ne soit vraiment attendu de leur part. Si la conversation est à sens unique et ne prévoit pas d’interaction, l’utilisation de l’un des nombreux outils de collaboration disponibles (chat, mail ou base de connaissance) est sans doute plus indiquée. Les personnes concernées prendront connaissance des éléments renseignés en fonction de leurs disponibilités.

Une définition claire des objectifs est également utile pour mieux sélectionner les participants, car l’organisateur pourra identifier les profils les plus adaptés pour apporter de la valeur ajoutée à la discussion et, par la suite, leur partager un agenda précisant l’ordre du jour. Ce dernier est incontournable pour que les invités soient en mesure de comprendre et de mesurer l’enjeu de leur participation.

Lors du choix des participants, il est également recommandé de réfléchir de façon inclusive, en mettant autour de la table des personnes aux connaissances, compétences et perspectives diverses pour dynamiser et enrichir la discussion.

Promouvoir l’engagement et provoquer la pensée divergente

L’engagement est une condition indispensable au succès d’une réunion. Pour le générer, il est essentiel de respecter les besoins de chacun, d’opter pour des horaires qui conviennent à tout le monde et d’être flexible dans le choix du format, que ce soit en présentiel, en visioconférence ou mixte. On pourrait penser que les nouvelles formes de travail hybride compliquent la recherche de cet équilibre et réduisent l’engagement des participants, mais en faisant des choix adéquats le problème ne se posera pas.

Une autre condition préalable à l'engagement des participants est la capacité d’instaurer la confiance dans la salle (qu’elle soit physique ou virtuelle). Connu sous le nom de sécurité psychologique, ce principe est l'un des principaux indicateurs d'une équipe performante. C’est la condition pour que les collaborateurs se sentent à l’aise dans leurs prises de parole, sans peur d’être jugés par leurs collègues ou déconsidérés par leurs supérieurs hiérarchiques.

Cette pensée divergente est donc très utile lorsque l'on cherche des idées créatives, que l'on réfléchit à résoudre des problématiques ou que l'on explore des alternatives. Il n'est pas nécessaire de forcer la main, mais pour alimenter la discussion, les organisateurs de la réunion devraient aborder les premiers les sujets hors cadre, en proposant des perspectives ou des idées inhabituelles. Donner l’exemple favorise la confiance et stimule l’effet de groupe.

Maintenir le cap sur les résultats

L’organisateur reste le responsable du bon déroulement de la réunion et de son alignement avec les objectifs précédemment identifiés. A lui de distribuer les temps de parole équitablement, de recentrer la discussion lorsque cela est nécessaire et à impliquer tout le monde dans la conversation.

Pour rapidement transformer ces objectifs en résultats, le travail de compte-rendu, de suivi et de partage d’informations avec le reste de l’entreprise est tout aussi important et indissociable de la réunion elle-même.