Pourquoi Excel n'est plus le meilleur gestionnaire de dépenses mensuelles
La gestion des dépenses professionnelles devient inefficace avec Excel en raison des tâches répétitives, des fichiers multiples et des erreurs fréquentes.
La gestion des dépenses professionnelles est un enjeu clé pour la santé financière des entreprises, mais Excel, longtemps privilégié, montre rapidement ses limites. Tâches répétitives, multiplication des fichiers, marges d’erreur élevées : les équipes croulent sous un travail chronophage et à faible valeur ajoutée. Ces processus manuels freinent l’efficacité globale, poussant 55 % des gestionnaires interrogés par OpinionWay à soutenir l’adoption de solutions d’automatisation, plus agiles et performantes pour libérer du temps et réduire les erreurs sur Excel.
1. Des processus manuels et chronophages
Excel présente des limites qui en font un outil peu adapté pour une gestion efficace des dépenses professionnelles, en raison de sa saisie manuelle, de la fréquence des erreurs et du manque de visibilité en temps réel.
Une récente étude d'OpinionWay révèle que 58% des gestionnaires de notes de frais y consacrent en moyenne une heure par semaine, avec 30% passant entre 1 et 4 heures, rendant le processus de saisie manuelle chronophage. De plus, la création de rapports mensuels exige une bonne maîtrise d'Excel, détournant les équipes de tâches stratégiques. Enfin, Excel est un logiciel qui ne s'intègre pas automatiquement à d'autres systèmes, comme les ERP ou les logiciels comptables. Il se limite à la saisie manuelle des données et à leur visualisation, ce qui rend l'analyse des informations souvent longue et laborieuse.
2. Un risque élevé d’erreurs humaines
Les erreurs de gestion des dépenses peuvent s’avérer coûteuses. La saisie des données, lorsqu’elle repose sur des processus manuels, est sujette à des erreurs humaines, comme des saisies incorrectes ou des calculs erronés, qui peuvent facilement passer inaperçues et accroître les risques en matière de conformité.
Les entreprises qui utilisent Excel comme outil principal de gestion des dépenses manquent de mécanismes de contrôle automatisés. Ces outils permettent pourtant de détecter et signaler des anomalies ou des saisies incorrectes avant qu’elles ne se transforment en problèmes financiers majeurs.
3. Un manque de visibilité en temps réel
Le manque de visibilité en temps réel réduit considérablement la réactivité des entreprises, les décisions étant prises avec un décalage par rapport à l'évolution des dépenses. Contrairement aux systèmes modernes de gestion des dépenses, Excel ne permet pas de suivre les dépenses instantanément, rendant l'ajustement budgétaire en cours de mois complexe et peu efficace.
4. Des difficultés à évoluer au rythme des entreprises
À mesure que les entreprises grandissent, leurs besoins en gestion des dépenses évoluent également. Bien qu'Excel puisse convenir pour gérer de petits volumes de transactions, les feuilles de calcul deviennent rapidement difficiles à manipuler lorsque le nombre de transactions augmente.
Les équipes ont besoin d’un système capable de s’adapter à leurs opérations croissantes. Excel ne propose pas de fonctionnalités essentielles telles que la capture des reçus, les approbations automatiques et les rapports personnalisés, qui sont indispensables pour gérer efficacement et avec précision des volumes de dépenses plus importants.
5. Des obstacles à la collaboration et à l'approbation des dépenses
Les processus d’approbation manuels et la collaboration limitée offerts par Excel compliquent la coordination entre les employés, les managers et les équipes financières. Sans une solution fluide pour le travail collaboratif, la gestion des versions devient problématique, et les approbations manuelles ralentissent le traitement des rapports de dépenses. Une étude de Red Hat, montre que l'automatisation améliore la collaboration, 34 % des participants français affirmant qu'elle rend les échanges plus efficaces.
6. Des failles de sécurité et de conformité des données
L'utilisation d'Excel pour gérer les dépenses expose les entreprises à des risques de sécurité et de conformité. Contrairement aux systèmes dédiés, Excel manque de fonctionnalités de protection pour garantir la confidentialité des informations sensibles, laissant ces données vulnérables à des accès non autorisés et à des manipulations de données financières.
Sans cryptage ni contrôle d'accès, les entreprises sont davantage exposées aux cybermenaces et risquent de ne pas respecter les réglementations financières en constante évolution, ce qui peut entraîner des amendes. Selon le Capgemini Research Institute, 71 % des entreprises ayant adopté l'IA constatent une réduction significative des menaces de sécurité.
7. Un manque d’automatisation et d’intégration
Le manque d’automatisation et d’intégration constitue un frein majeur pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus financiers. Contrairement aux solutions modernes, Excel exige des manipulations manuelles laborieuses, rendant l'import-export de données non seulement chronophage mais aussi sujet à des erreurs humaines. Cette absence d'intégration directe avec des systèmes comme les ERP complique considérablement la gestion des dépenses.
En revanche, les solutions automatisées permettent une gestion fluide, cohérente et sans faille des flux financiers, en offrant des possibilités d'intégration avec des ERP, facilitant ainsi l'importation de données en temps réel. De plus, l'intégration avec des systèmes de sécurité tels que l'authentification unique (SSO) garantit une sécurité renforcée tout en simplifiant l'accès aux outils. Ces améliorations peuvent véritablement transformer la manière dont les entreprises gèrent leurs finances, en rendant les processus plus rapides, précis et sécurisés.
Avec 80 % des frais personnels réalisés lors de déplacements professionnels, les solutions regroupant la gestion des voyages d’affaires et des dépenses au sein d’un même espace s’avèrent parfaitement adaptées au contexte actuel. Sur le plan technologique, l’intégration des différents flux d’information au sein des entreprises élimine les disparités, offrant ainsi aux directeurs financiers une vue d’ensemble unifiée et en temps réel de leurs dépenses.
En résumé, bien qu'Excel soit un outil pratique et accessible, il ne garantit ni la sécurité ni les fonctionnalités de conformité indispensables pour une gestion optimale des dépenses. Opter pour une solution automatisée permet non seulement de sécuriser les données et d'assurer la conformité, mais aussi de gagner un temps précieux.